Rechnungsnummer richtig vergeben

Stand: September 2026 · Dieser Beitrag ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Die Rechnungsnummer sorgt für mehr Verunsicherung als jede andere Pflichtangabe. Muss sie lückenlos sein? Darf ich im Januar wieder bei 1 anfangen? Und sieht mein Kunde dann, dass er erst mein dritter ist?

Die kurze Antwort auf die wichtigste Frage: Fortlaufend heißt nicht lückenlos. Das steht ausdrücklich im Umsatzsteuer-Anwendungserlass. Viele Ratgeberseiten behaupten das Gegenteil.

Was das Gesetz verlangt

§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG fordert eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Aussteller einmalig vergeben wird.

Zwei Anforderungen stecken darin:

Einmaligkeit. Keine Nummer darf zweimal vorkommen. Das ist der eigentliche Zweck der Vorschrift – es soll ausgeschlossen sein, dass zwei verschiedene Rechnungen dieselbe Nummer tragen.

Nachvollziehbarkeit. Das System muss erkennbar sein. Willkürlich gewürfelte Nummern erfüllen das nicht.

Erlaubt sind reine Zahlenreihen, Buchstaben und Kombinationen. „2026-0042″, „RE-2026-09-003″ oder „B-007-KR-2026″ sind alle zulässig.

Fortlaufend heißt nicht lückenlos

Das ist der Punkt, an dem sich die meisten Seiten irren.

Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass hält in Abschnitt 14.5 Abs. 10 fest, dass eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern nicht zwingend ist. Entscheidend ist allein, dass jede Nummer einmalig vergeben wurde.

Das Finanzgericht Köln hat 2017 entsprechend entschieden, dass bei einer Einnahmenüberschussrechnung keine Pflicht zu lückenlos fortlaufenden Rechnungsnummern besteht (Urteil vom 07.12.2017, 15 K 1122/16).

Aber: In der Praxis fallen Lücken auf

Und hier kommt das Aber, das auf einer ehrlichen Seite dazugehört.

Betriebsprüfungen setzen eine Prüfsoftware ein, die Lücken in Nummernfolgen automatisch findet. Auffällige Lücken werfen die Frage auf, ob Rechnungen nachträglich entfernt wurden. Der Bundesfinanzhof hat 2023 klargestellt, dass es dabei auf die Umstände des Einzelfalls ankommt – Lücken können eine Schätzung nach § 162 AO rechtfertigen, müssen es aber nicht (Beschluss vom 31.05.2023, X B 111/22).

Was daraus folgt: Lücken sind erlaubt, aber du solltest erklären können, wie sie entstanden sind. Ein Entwurf, der verworfen wurde. Eine Stornierung. Ein Softwarewechsel. Notiere den Grund, wenn es passiert – nach drei Jahren erinnert sich niemand mehr.

Nummernkreise

Du darfst mehrere getrennte Nummernkreise führen. Zulässig sind Abgrenzungen nach:

  • Zeit – Jahre, Monate, Wochen
  • Ort – Filialen, Betriebsstätten
  • Organisation – Geschäftsbereiche, Objekte, Kundengruppen

Voraussetzung ist, dass jede Rechnung eindeutig einem Kreis zuzuordnen ist und die Nummer innerhalb dieses Kreises einmalig bleibt. Deshalb bekommt jeder Kreis eine erkennbare Kennung.

Beispiel: WEB-2026-0001 für Webprojekte, FOTO-2026-0001 für Fotoaufträge. Beide Kreise laufen parallel, beide sind eindeutig.

Auch die einzelnen Nummernkreise müssen nicht lückenlos sein.

Bewährte Schemata

Jahr plus laufende Nummer

2026-0001, 2026-0002, …

Der Klassiker. Übersichtlich, sortiert sich in Ordnern richtig, und zum Jahreswechsel kannst du wieder bei 1 beginnen, weil die Jahreszahl die Eindeutigkeit sichert.

Nachteil: Der Kunde sieht, die wievielte Rechnung des Jahres er bekommt.

Jahr, Monat, laufende Nummer

2026-09-003

Etwas mehr Struktur, praktisch bei vielen Rechnungen. Der Zählerstand fällt weniger auf, weil er sich monatlich zurücksetzt.

Mit Kürzel für den Nummernkreis

WEB-2026-0001

Sinnvoll, wenn du getrennte Bereiche abrechnest. Erfüllt gleichzeitig die Anforderung, dass Nummernkreise erkennbar sein müssen.

Mit Datum statt Zähler

20260915-1

Datum plus Tageszähler. Eindeutig, nachvollziehbar, und niemand kann daraus die Jahresmenge ableiten.

Was du vermeiden solltest: Kundennummern oder Auftragswerte in die Rechnungsnummer einbauen. Das wirkt ordentlich, führt aber schnell zu Doppelungen.

Das Problem mit dem Zählerstand

Viele Selbstständige stört, dass „2026-0003″ verrät, wie wenige Rechnungen sie geschrieben haben. Die Sorge ist berechtigt, gerade bei Firmenkunden.

Drei saubere Lösungen:

Bei einer höheren Zahl beginnen. Nichts verpflichtet dich, bei 1 anzufangen. 2026-1001 ist genauso zulässig.

Auf Datumsschemata ausweichen. 20260915-1 enthält keinen fortlaufenden Zähler.

Mehrere Nummernkreise nutzen. Verteilt die Zahlen und ist ohnehin erlaubt.

Was du nicht tun solltest: Nummern künstlich überspringen, um mehr Volumen vorzutäuschen. Das erzeugt genau die Lücken, die bei einer Prüfung Fragen aufwerfen.

Zum Jahreswechsel neu beginnen?

Ja, das ist zulässig, solange die Jahreszahl Teil der Nummer ist. 2026-0001 und 2027-0001 sind zwei verschiedene Nummern.

Ohne Jahresbestandteil geht es nicht – dann müsstest du durchzählen, sonst entstehen Dubletten.

Wer keine Rechnungsnummer benötigt

Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Seit dem 1. Januar 2025 verlangt § 34a UStDV keine fortlaufende Nummer mehr. Empfehlenswert bleibt sie trotzdem, für die eigene Buchhaltung und weil Firmenkunden sie erwarten. Mehr dazu unter Musterrechnung für Kleinunternehmer.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto. Nach § 33 UStDV entfällt die Nummer. Deshalb kommt ein Kassenbon ohne aus.

Verträge über Dauerleistungen. Bei Miet- oder Wartungsverträgen genügt eine einmalige Nummer im Vertrag, etwa eine Objekt- oder Mieternummer. Die einzelnen Zahlungsbelege benötigen keine eigene fortlaufende Nummer.

Sonderfall Gutschrift

Rechnet dein Kunde für dich ab – das ist der Fall bei einer Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn –, vergibt er die Rechnungsnummer aus seinem eigenen Nummernkreis, nicht du.

Das ist eine häufige Fehlerquelle bei Plattformabrechnungen und Vermittlungsgeschäften.

Die häufigsten Fehler

Nummer doppelt vergeben. Passiert typischerweise beim Wechsel von einer Vorlage zu Software oder zwischen zwei Programmen.

Bei einer Stornorechnung dieselbe Nummer verwenden. Die Stornorechnung benötigt eine eigene, neue Nummer und muss auf die ursprüngliche Rechnung verweisen.

Nummern nachträglich ändern. Eine einmal ausgestellte Rechnung behält ihre Nummer, auch wenn du merkst, dass das Schema unglücklich war. Ein neues Schema beginnt ab der nächsten Rechnung.

Zwei Systeme parallel ohne Kennung. Wenn du übergangsweise Vorlage und Software parallel nutzt, benötigen beide unterscheidbare Nummernkreise.

Beim Wechsel der Software

Trag die zuletzt vergebene Nummer im neuen Programm ein, bevor du die erste Rechnung schreibst. Fast jedes Programm hat dafür ein Feld im Bereich der Nummernkreise.

Wenn dabei eine Lücke entsteht, weil das neue Programm anders zählt: Notier dir den Grund und das Datum. Das ist die Dokumentation, die du bei einer Prüfung benötigst.

Welche Programme wie damit umgehen, steht unter Rechnungsprogramme im Überblick.

Häufige Fragen

Muss die Rechnungsnummer lückenlos sein?
Nein. Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass sagt ausdrücklich, dass eine lückenlose Abfolge nicht zwingend ist. Du solltest Lücken aber erklären können.

Darf ich im neuen Jahr wieder bei 1 anfangen?
Ja, sofern die Jahreszahl Teil der Nummer ist.

Sind Buchstaben erlaubt?
Ja, auch Kombinationen aus Ziffern und Buchstaben.

Kann ich bei 1000 statt bei 1 starten?
Ja. Es gibt keine Vorgabe zum Startwert.

Was mache ich, wenn ich eine Nummer doppelt vergeben habe?
Die zweite Rechnung berichtigen und mit einer neuen, eindeutigen Nummer neu ausstellen. Die Korrektur muss auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nehmen.

Benötige ich als Kleinunternehmer eine Rechnungsnummer?
Seit 2025 nicht mehr zwingend. Sinnvoll ist sie trotzdem.

Wer vergibt die Nummer bei einer Gutschrift?
Der Aussteller der Gutschrift, also dein Kunde.

Quellen

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