E-Rechnung – was sie ist und was jetzt zu tun ist

Stand: September 2026 · Dieser Beitrag ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Seit 2025 verändert sich, wie Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland aussehen. Die Umstellung läuft gestaffelt bis 2028. Ein Teil gilt aber schon heute für alle.

Diese Seite erklärt, was eine E-Rechnung überhaupt ist, was du seit 2025 können musst und wie die Aufbewahrung funktioniert.

Die drei häufigsten Fragen, und wo sie beantwortet werden:

Was eine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931.

Der entscheidende Punkt ist das Wort „strukturiert“. Die Rechnungsdaten liegen als maschinenlesbarer Datensatz vor: Rechnungsnummer, Datum, Adressen, jede Position, jeder Steuerbetrag – alles in klar benannten Feldern.

Ein Buchhaltungsprogramm kann eine solche Rechnung einlesen und verbuchen, ohne dass jemand etwas abtippt. Das ist der ganze Zweck der Sache.

Warum ein PDF keine E-Rechnung ist

Ein PDF ist ein Bild von einer Rechnung. Für Menschen lesbar, für Maschinen nicht – jedenfalls nicht zuverlässig. Eine Software müsste raten, welche Zahl der Nettobetrag und welche die Steuer ist.

Deshalb gilt ein per E-Mail verschicktes PDF seit 2025 nicht mehr als elektronische Rechnung, sondern als sonstige Rechnung. Das ist der Begriff, den das Gesetz seither für alles verwendet, was keine E-Rechnung ist: Papier, PDF, Bilddatei, Fax.

Das gilt auch dann, wenn das PDF aus einer modernen Software stammt und sehr ordentlich aussieht. Es kommt nicht auf die Optik an, sondern darauf, ob strukturierte Daten mitgeliefert werden.

Eine Ausnahme, die oft übersehen wird: Ein PDF kann eine E-Rechnung sein, wenn eine XML-Datei darin eingebettet ist. Das ist das Format ZUGFeRD. Von außen sieht es aus wie ein normales PDF, enthält aber beides.

Was du schon jetzt können musst

Hier liegt der Teil, der am häufigsten übersehen wird.

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ohne Übergangsfrist, ohne Ausnahme für kleine Betriebe.

Das betrifft auch:

  • Kleinunternehmer nach § 19 UStG
  • Vereine, soweit sie unternehmerisch tätig sind
  • Vermieter, die auf die Umsatzsteuer optiert haben
  • Nebenberuflich Selbstständige

Wer heute noch keine Lösung hat, ist streng genommen im Rückstand.

Was dafür konkret nötig ist

Ein Postfach, das die Dateien annimmt. In der Regel eine E-Mail-Adresse. Sie sollte für Rechnungen erreichbar und im Impressum oder auf deinen eigenen Rechnungen genannt sein, damit Lieferanten wissen, wohin.

Eine Möglichkeit, die Rechnung anzusehen. Bei ZUGFeRD reicht ein PDF‑Betrachter. Bei XRechnung benötigst du ein Programm, das die XML-Datei lesbar darstellt. Es gibt dafür kostenlose Anzeigeprogramme und Webdienste.

Eine Ablage, die das Original erhält. Das ist der Punkt, an dem in der Praxis am meisten schiefgeht – dazu gleich mehr.

Ein Buchhaltungsprogramm ist dafür nicht zwingend erforderlich. Praktisch ist es, weil es alle drei Punkte auf einmal löst. Ob sich das für dich lohnt, steht unter Rechnungsprogramme.

Aufbewahrung: das Original zählt

E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Bei ZUGFeRD heißt das: Die Datei darf nicht in ein einfaches PDF umgewandelt werden, denn dabei geht die eingebettete XML‑Datei verloren – und damit der eigentliche Rechnungsinhalt im rechtlichen Sinn.

Konkret bedeutet das:

  • Ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht
  • Ein Screenshot ebenfalls nicht
  • Eine Umwandlung in ein anderes Format kann den strukturierten Teil zerstören
  • Die Datei muss unverändert und lesbar bleiben

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen beträgt seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre, vorher waren es zehn (§ 147 AO). Sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung entstanden ist.

Für die konkrete Umsetzung – Stichwort GoBD und Unveränderbarkeit – sprich mit deiner Steuerberatung oder deinem Softwareanbieter. Ein einfacher Ordner auf dem Rechner erfüllt die Anforderungen nicht in jedem Fall.

Für wen sich nichts oder wenig ändert

Privatkunden. Die Pflicht gilt ausschließlich zwischen inländischen Unternehmen. Wer nur an Verbraucher abrechnet, kann dauerhaft bei Papier oder PDF bleiben.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Dauerhaft vom Ausstellen befreit, nicht nur übergangsweise. Die vorhandene Vorlage bleibt gültig – passende Muster unter Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer.

Kleinbeträge. Rechnungen bis 250 Euro brutto sind dauerhaft ausgenommen.

Der Empfang bleibt in allen drei Fällen Pflicht.

Was sich im Alltag ändert

Ehrlich gesagt: erst einmal Aufwand.

Die Umstellung kostet Zeit, unter Umständen ein Abo, und in den ersten Wochen gehen Rechnungen zurück, weil beim Empfänger etwas nicht passt. Wer behauptet, das sei ein reiner Gewinn, verkauft etwas.

Was danach besser wird: Eingangsrechnungen werden nicht mehr abgetippt, Zahlendreher fallen weg, offene Posten lassen sich automatisch abgleichen, und die Übergabe an die Steuerberatung wird einfacher.

Der sinnvollste Zeitpunkt für die Umstellung ist deshalb nicht der Tag vor der Frist, sondern eine ruhige Phase davor.

Häufige Fragen

Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nur wenn strukturierte Daten eingebettet sind, wie bei ZUGFeRD. Ein normales PDF gilt als sonstige Rechnung.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein, dauerhaft nicht. Empfangen können musst du sie aber seit 2025.

Benötige ich dafür eine Software?
Zum Empfangen nicht zwingend. Zum Ausstellen praktisch schon, sobald die Pflicht dich trifft.

Was ist eine „sonstige Rechnung“?
Der gesetzliche Begriff für alles, was keine E-Rechnung ist: Papier, PDF, Bilddatei.

Kann ich eine E-Rechnung ausdrucken?
Ansehen und ausdrucken ja. Für die Aufbewahrung reicht der Ausdruck nicht.

Gilt das auch für Rechnungen aus dem Ausland?
Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmen. Bei grenzüberschreitenden Fällen gelten eigene Regeln, das gehört zur Steuerberatung.

Quellen

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