Stand: September 2026 · Dieser Beitrag ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Eine Rechnung ist kein Freitext. Sie muss bestimmte Angaben enthalten, sonst bekommt dein Kunde die Vorsteuer nicht erstattet und verlangt eine Korrektur.
Der eigentliche Ablauf ist überschaubar. Hier steht er von vorn bis hinten: wer überhaupt Rechnungen stellen darf, was drauf muss, wie du nummerierst, wann gezahlt werden muss und wie lange du alles aufbewahrst.
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In fünf Schritten zur fertigen Rechnung
1. Klären, ob du überhaupt eine Rechnung stellen musst
Bei Leistungen an andere Unternehmen: ja, innerhalb von sechs Monaten. Bei Privatkunden meist nicht verpflichtend, aber üblich.
2. Die Pflichtangaben zusammentragen
Neun Angaben nach § 14 UStG. Als Kleinunternehmer sind es seit 2025 weniger.
3. Eine Rechnungsnummer vergeben
Fortlaufend und einmalig. Am besten nach einem festen Schema, das du beibehältst.
4. Beträge korrekt ausweisen
Netto, Steuersatz, Steuerbetrag, Brutto. Als Kleinunternehmer stattdessen ein Betrag plus Hinweis auf § 19 UStG.
5. Versenden und aufbewahren
Papier oder PDF ist derzeit meist noch möglich. Ab 2028 gilt im B2B die E-Rechnungspflicht. Aufbewahrungsfrist: acht Jahre.
Wer darf und muss Rechnungen stellen?
Unternehmen und Selbstständige
Wenn du eine Leistung an ein anderes Unternehmen erbringst, bist du zur Rechnungsstellung verpflichtet — und zwar innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung (§ 14 Abs. 2 UStG).
Bei Privatkunden besteht diese Pflicht grundsätzlich nicht. Eine wichtige Ausnahme: Bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück, etwa Handwerksarbeiten am Haus, musst du auch Privatpersonen innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung geben.
Kleinunternehmer
Auch als Kleinunternehmer nach § 19 UStG bist du Unternehmer und musst Rechnungen stellen. Nur der Inhalt unterscheidet sich: keine Umsatzsteuer, dafür ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Seit 2025 gelten für dich sogar weniger Pflichtangaben.
Alles dazu unter Rechnung als Kleinunternehmer.
Privatpersonen und Vereine
Eine Privatperson, die einmalig etwas verkauft, darf eine Rechnung oder Quittung ausstellen. Umsatzsteuer weist sie nicht aus, weil sie keine Unternehmerin ist. Der § 19-Hinweis gehört hier ausdrücklich nicht hin — der gilt nur für Kleinunternehmer.
Vereine sind betroffen, soweit sie unternehmerisch tätig sind, also etwa bei einem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb.
Wichtig bei Regelmäßigkeit: Wer dauerhaft und mit Gewinnerzielungsabsicht verkauft, ist unternehmerisch tätig — unabhängig davon, wie er sich selbst bezeichnet. Wo genau die Grenze liegt, hängt vom Einzelfall ab und gehört mit der Steuerberatung geklärt.
Was muss auf die Rechnung?
Die Pflichtangaben stehen in § 14 Abs. 4 UStG. In Kurzform:
- Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
- Deine Steuernummer oder USt-IdNr.
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Art der Leistung
- Leistungszeitpunkt
- Nettobetrag, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt
- Steuersatz und Steuerbetrag
- Vereinbarte Entgeltminderungen wie Skonto
Jeder Punkt hat Fallstricke — besonders die Leistungsbeschreibung, die häufig zu vage ausfällt. Ausführlich mit Beispielen: Pflichtangaben einer Rechnung.
Für Rechnungen bis 250 Euro brutto und für Kleinunternehmer gelten Erleichterungen. Auch die stehen dort.
Die Rechnungsnummer
Sie muss fortlaufend und einmalig sein. Buchstaben, Jahreszahlen und Bindestriche sind erlaubt, ein bestimmtes Format ist nicht vorgeschrieben.
Ein bewährtes Schema: Jahr, Bindestrich, laufende Nummer. Also 2026-0001, 2026-0002 und so weiter. Zum Jahreswechsel kannst du neu bei 1 beginnen, weil die Jahreszahl die Eindeutigkeit sichert.
Was du vermeiden solltest: Nummern, die Rückschlüsse auf deine Auftragszahl zulassen. Wer mit 1 startet, zeigt jedem Kunden, der wievielte er ist.
Mehr dazu, auch zur Frage nach Lücken: Rechnungsnummer richtig vergeben.
Zahlungsziel und Fälligkeit
Ein Zahlungsziel ist keine Pflichtangabe. Ohne Angabe ist die Forderung sofort mit Zugang der Rechnung fällig.
Trotzdem gehört eines auf jede Rechnung, weil es Nachfragen erspart. Üblich sind 14 Tage, im B2B auch 30.
Wann tritt Verzug ein?
Verzug beginnt in der Regel mit einer Mahnung. Ohne Mahnung tritt er spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung ein (§ 286 Abs. 3 BGB).
Achtung bei Privatkunden: Diese Automatik greift nur, wenn du auf der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen hast. Ein Satz genügt:
Nach Ablauf von 30 Tagen nach Zugang dieser Rechnung tritt Verzug ein.
Gegenüber Unternehmen gilt die Regel auch ohne Hinweis.
Verzugszinsen
Die Höhe richtet sich nach § 288 BGB und wird als Aufschlag auf den Basiszinssatz berechnet:
- gegenüber Verbrauchern: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz
- gegenüber Unternehmen: 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz
Der Basiszinssatz ändert sich zweimal jährlich, jeweils zum 1. Januar und 1. Juli. Den aktuellen Wert veröffentlicht die Deutsche Bundesbank.
Im Geschäftsverkehr kommt zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro hinzu, wenn der Schuldner ein Unternehmen ist (§ 288 Abs. 5 BGB).
Skonto und Rabatt
Beides sind Entgeltminderungen und gehören auf die Rechnung, sobald sie vereinbart sind. Der Betrag muss nicht ausgerechnet werden, der Hinweis genügt:
Bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen: 2 % Skonto.
Wichtig für die Buchhaltung: Wird das Skonto tatsächlich in Anspruch genommen, mindert sich nicht nur der Zahlbetrag, sondern auch die Umsatzsteuer entsprechend.
Papier, PDF oder E-Rechnung?
Das hängt davon ab, an wen du schreibst.
| Empfänger | Was geht |
|---|---|
| Privatkunden | Papier und PDF, dauerhaft |
| Als Kleinunternehmer an alle | Papier und PDF, dauerhaft |
| Unternehmen, umsatzsteuerpflichtig | noch Papier oder PDF, ab spätestens 2028 nur noch E-Rechnung |
Seit dem 1. Januar 2025 muss allerdings jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – auch Kleinunternehmer, auch Vereine. Das gilt ohne Übergangsfrist.
Wer wann umstellen muss und welche Formate zählen: E-Rechnungspflicht – Fristen und Betroffene.
Aufbewahrung
Rechnungen musst du acht Jahre aufbewahren. Die Frist wurde zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 AO). Sie beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung entstanden ist.
Das gilt für ausgehende wie eingehende Rechnungen. Bei E-Rechnungen kommt hinzu, dass sie im Originalformat aufbewahrt werden müssen – ein Ausdruck reicht nicht.
Die häufigsten Fehler
Leistungsdatum fehlt. Wird mit dem Rechnungsdatum verwechselt. Wenn beide zusammenfallen, muss trotzdem ein Hinweis darauf stehen.
Leistungsbeschreibung zu vage. „Beratung“ oder „Dienstleistung“ reicht nicht aus.
Umsatzsteuer trotz Kleinunternehmerregelung ausgewiesen. Wer das tut, schuldet die Steuer dem Finanzamt (§ 14c UStG), obwohl er sie nie hätte erheben dürfen.
Steuer-Identifikationsnummer statt Steuernummer. Die persönliche elfstellige Steuer-ID gehört nicht auf eine Rechnung.
Rechnungsnummer doppelt vergeben. Passiert oft beim Wechsel von einer Vorlage zur Software.
Anschrift des Empfängers unvollständig. Nur der Firmenname genügt nicht.
Vorlagen und Werkzeuge
Wenn du regelmäßig Rechnungen schreibst, lohnt sich ein festes Vorgehen. Drei Wege:
Vorlage in Word oder Excel – kostenlos, reicht für wenige Rechnungen im Monat. Alle Rechnungsvorlagen im Überblick.
Der Generator hier auf der Seite — ausfüllen, PDF herunterladen, fertig. Ohne Anmeldung, die Daten bleiben auf deinem Gerät.
Rechnungssoftware – sinnvoll ab etwa einem Dutzend Rechnungen im Monat oder wenn du ab 2027 beziehungsweise 2028 E-Rechnungen ausstellen musst. Was sich lohnt und für wen: Rechnungsprogramme im Vergleich.
Häufige Fragen
Muss ich als Privatperson eine Rechnung schreiben?
Verpflichtet bist du nicht. Eine Quittung oder formlose Rechnung ohne Umsatzsteuerausweis ist aber üblich und für beide Seiten sinnvoll.
Wie lange habe ich Zeit, eine Rechnung zu stellen?
Bei Leistungen an Unternehmen sechs Monate ab Ausführung der Leistung.
Muss ein Zahlungsziel auf der Rechnung stehen?
Nein. Ohne Angabe ist die Forderung sofort fällig. Ein Zahlungsziel ist trotzdem praktisch.
Wann darf ich mahnen?
Sobald die Zahlung fällig ist. Eine Mahnung ist nicht zwingend erforderlich, um Verzug auszulösen – spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung tritt er ohnehin ein.
Darf ich eine Rechnung nachträglich ändern?
Du kannst sie berichtigen. Die Korrektur muss eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nehmen und deren Nummer nennen.
Was ist der Unterschied zwischen Rechnung und Quittung?
Die Rechnung fordert zur Zahlung auf, die Quittung bestätigt eine erfolgte Zahlung. In der Praxis werden die Begriffe oft vermischt.
Quellen
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- § 14c UStG – Unrichtiger Steuerausweis
- § 19 UStG – Kleinunternehmer
- § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern
- § 286 BGB – Verzug des Schuldners
- § 288 BGB – Verzugszinsen
- § 147 AO – Aufbewahrungsfristen