Stand: September 2026 · Dieser Beitrag ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG schreibst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer. Was viele nicht wissen: Seit dem 1. Januar 2025 benötigst du auch weniger Pflichtangaben als andere Unternehmen. Rechnungsnummer und Leistungsdatum sind für dich nicht mehr vorgeschrieben.
Der Grund ist eine eigene Vorschrift, die es vorher nicht gab: § 34a UStDV. Viele Vorlagen im Netz bilden das noch nicht ab und verlangen weiter alle neun Angaben nach § 14 UStG.
Direkt loslegen? Der Rechnungsgenerator auf der Startseite hat einen Kleinunternehmer-Schalter. Er blendet die Umsatzsteuer aus und setzt den Pflichthinweis automatisch.
Was auf deine Rechnung muss
Nach § 34a UStDV reichen fünf Angaben:
| # | Angabe | Beispiel |
|---|---|---|
| 1 | Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden | Dany Muster, Musterweg 1, 24768 Rendsburg |
| 2 | Deine Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-IdNr. | 12/345/67890 |
| 3 | Ausstellungsdatum | 15.09.2026 |
| 4 | Menge und Art der Leistung | 8 Std. Webseiten-Pflege, Tarif Basis |
| 5 | Das Entgelt in einer Summe, mit Hinweis auf die Steuerbefreiung | 800,00 € · steuerfrei nach § 19 UStG |
Das war es. Kein Steuersatz, kein Steuerbetrag, keine Aufschlüsselung.
Was du weglassen darfst – aber nicht solltest
Nicht mehr vorgeschrieben sind für dich:
- die fortlaufende Rechnungsnummer
- der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
Trotzdem würde ich beides draufschreiben. Eine durchgehende Nummerierung benötigst du für die eigene Buchhaltung, spätestens bei der Einnahmenüberschussrechnung. Und viele Kunden, besonders größere Firmen, erwarten eine Rechnungsnummer schlicht aus Gewohnheit – ohne sie gibt es Rückfragen aus der Buchhaltung.
Die Erleichterung ist also vor allem eine Absicherung: Wenn eine Angabe mal fehlt, ist die Rechnung deswegen nicht formal fehlerhaft.
Der Pflichthinweis auf die Steuerbefreiung
Das ist die einzige Angabe, bei der es wirklich eng wird. Ohne sie ist die Rechnung unvollständig.
Ein bestimmter Wortlaut ist nicht vorgeschrieben. Üblich und ausreichend sind zum Beispiel:
Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.
Steuerfreier Umsatz nach § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung).
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG erhebe ich keine Umsatzsteuer.
Eine sprachliche Feinheit: Bis 2024 wurde die Umsatzsteuer bei Kleinunternehmern lediglich „nicht erhoben“. Seit 2025 sind die Umsätze tatsächlich steuerfrei — der Gesetzgeber hat die Regelung zu einer echten Steuerbefreiung umgebaut. Ältere Vorlagen enthalten deshalb oft noch Formulierungen wie „Umsatzsteuer wird nicht erhoben“. Falsch wird die Rechnung dadurch nicht, aber sauberer ist es, von Steuerbefreiung zu sprechen.
Was auf keinen Fall drauf darf
Umsatzsteuer. Weder als Prozentsatz noch als Betrag, auch nicht „zur Information“.
Wer als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie nach § 14c UStG dem Finanzamt — obwohl er sie nie hätte erheben dürfen und obwohl er keinen Vorsteuerabzug hat. Das Geld ist dann schlicht weg, es sei denn, du berichtigst die Rechnung gegenüber dem Kunden.
Das ist der teuerste Fehler in diesem ganzen Themenfeld, und er passiert regelmäßig beim Umbau einer normalen Vorlage. Deshalb ist der Kleinunternehmer-Schalter im Generator kein reiner Komfort: Er macht diesen Fehler technisch unmöglich.
Was auf keinen Fall drauf darf
Umsatzsteuer. Weder als Prozentsatz noch als Betrag, auch nicht „zur Information“.
Wer als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie nach § 14c UStG dem Finanzamt – obwohl er sie nie hätte erheben dürfen und obwohl er keinen Vorsteuerabzug hat. Das Geld ist dann schlicht weg, es sei denn, du berichtigst die Rechnung gegenüber dem Kunden.
Das ist der teuerste Fehler in diesem ganzen Themenfeld, und er passiert regelmäßig beim Umbau einer normalen Vorlage. Deshalb ist der Kleinunternehmer-Schalter im Generator kein reiner Komfort: Er macht diesen Fehler technisch unmöglich.
Die Vorlagen
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Für alle, die Rechnungen einzeln schreiben und individuell anpassen wollen. |
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Rechnet die Positionen automatisch zusammen und hat ein Feld für den Nummernkreis. |
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Ausfüllen, PDF herunterladen, keine Anmeldung. Die Stammdaten merkt er sich für das nächste Mal, alles bleibt auf deinem Gerät. |
Alle drei enthalten den § 19-Hinweis bereits im richtigen Wortlaut. Weitere Rechnungsarten findest du in der Vorlagenübersicht.
Gilt die Vorlage auch 2028 noch?
Ja. Und das ist für dich ein echter Vorteil gegenüber anderen Unternehmen.
Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle inländischen Unternehmen ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. Kleinunternehmer sind davon dauerhaft ausgenommen — nicht übergangsweise, sondern auf Dauer (§ 34a Satz 4 UStDV). Deine Word- oder PDF-Rechnung bleibt gültig.
Eine Pflicht hast du trotzdem: Seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Das gilt ohne Übergangsfrist und auch für dich. Praktisch heißt das: Ein Postfach, in dem strukturierte Rechnungen ankommen, und eine Möglichkeit, sie im Originalformat aufzubewahren.
Details dazu unter E-Rechnungspflicht: Fristen und Betroffene.
Wer gilt als Kleinunternehmer?
Zwei Grenzen müssen gleichzeitig eingehalten werden (§ 19 UStG):
- höchstens 25.000 Euro Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr
- höchstens 100.000 Euro im laufenden Kalenderjahr
Beide Werte wurden zum 1. Januar 2025 angehoben, vorher lagen sie bei 22.000 und 50.000 Euro.
Wichtig zur zweiten Grenze: Sie ist seit 2025 keine Prognose mehr, sondern eine feste Schwelle. Wird sie im laufenden Jahr überschritten, endet die Steuerbefreiung sofort – und zwar bereits für den Umsatz, mit dem die Grenze gerissen wird. Ab diesem Zeitpunkt gelten die normalen Regeln nach § 14 UStG.
Wie der Gesamtumsatz genau zu ermitteln ist, hängt vom Einzelfall ab, besonders bei Gründung im laufenden Jahr oder beim Wechsel aus der Regelbesteuerung. Das ist ein Punkt für deine Steuerberatung, nicht für eine Vorlagenseite.
Rechnungen ins EU-Ausland
Seit 2025 gibt es mit § 19a UStG erstmals eine europäische Kleinunternehmerregelung. Du kannst die Befreiung unter bestimmten Voraussetzungen auch für Umsätze in anderen EU-Staaten nutzen. Dafür benötigst du eine Kleinunternehmer-Identifikationsnummer vom Bundeszentralamt für Steuern und musst quartalsweise Umsätze melden.
Das ist ein eigenes Thema mit einigen Fallstricken. Wenn du regelmäßig ins EU-Ausland abrechnest, kläre das vorab mit deiner Steuerberatung.
Häufige Fehler
Umsatzsteuer trotzdem ausgewiesen. Passiert beim Umbau einer normalen Vorlage. Folge: § 14c UStG.
Der § 19-Hinweis fehlt. Die einzige wirklich kritische Angabe auf einer Kleinunternehmer-Rechnung.
„Mehrwertsteuer 0 %“ statt des Hinweises. Das ist keine Steuerbefreiung, sondern ein Steuersatz von null. Nicht dasselbe.
Steuer-Identifikationsnummer statt Steuernummer. Die persönliche elfstellige Steuer-ID gehört nicht auf eine Rechnung.
Der Hinweis steht klein im Fußbereich. Er sollte in der Nähe des Betrags stehen, damit er nicht übersehen wird.
Häufige Fragen
Benötige ich als Kleinunternehmer eine Rechnungsnummer?
Seit 2025 nicht mehr zwingend. § 34a UStDV verlangt sie nicht. Für die eigene Buchhaltung und gegenüber Firmenkunden ist sie trotzdem sinnvoll.
Muss ich das Leistungsdatum angeben?
Auch das ist für dich keine Pflicht mehr. Empfehlenswert bleibt es.
Muss ich meine Steuernummer angeben?
Ja. Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-IdNr. – eine davon.
Was passiert, wenn ich versehentlich Umsatzsteuer ausgewiesen habe?
Du schuldest sie dem Finanzamt. Die Rechnung lässt sich gegenüber dem Kunden berichtigen. Sprich das mit deiner Steuerberatung durch, bevor du etwas korrigierst.
Muss ich ab 2028 E-Rechnungen schreiben?
Nein, Kleinunternehmer sind dauerhaft befreit. Empfangen können musst du sie aber schon jetzt.
Darf ich eine Rechnung an eine Privatperson genauso schreiben?
Ja, dieselben Angaben. Bei Privatkunden besteht meist gar keine Rechnungspflicht, üblich ist eine Rechnung trotzdem.
Quellen
- § 19 UStG – Kleinunternehmer
- § 34a UStDV – Rechnungen von Kleinunternehmern
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- § 14c UStG – Unrichtiger Steuerausweis
- BMF-Schreiben vom 18.03.2025 zur Neufassung des § 19 UStG und zur Einführung des § 19a UStG (BStBl I 2025, 742)