Stand: September 2026 · Dieser Beitrag ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Die meisten Vergleichsseiten zu diesem Thema werden von Softwareanbietern selbst betrieben. Entsprechend lautet dort die Antwort immer ja.
Meine ist: kommt darauf an, und für einen guten Teil der Leute hier lautet sie nein. Wer fünf Rechnungen im Monat schreibt und Kleinunternehmer ist, benötigt kein Abo. Wer dreißig schreibt, Belege sammelt und ab 2028 E-Rechnungen versenden muss, spart mit Software mehr Zeit, als sie kostet.
Diese Seite sortiert, wann welcher Fall vorliegt.
Der schnelle Weg zur Entscheidung
Eine Vorlage reicht dir, wenn:
- du wenige Rechnungen im Monat schreibst
- du Kleinunternehmer bist und dauerhaft von der E-Rechnungspflicht befreit bleibst
- du überwiegend an Privatkunden abrechnest
- deine Buchhaltung ohnehin bei einer Steuerberatung liegt
→ Vorlagen herunterladen oder direkt den Generator nutzen
Software lohnt sich, wenn mindestens zwei davon zutreffen:
- Du schreibst regelmäßig Rechnungen, etwa ab zehn im Monat
- Du musst ab 2027 oder 2028 E-Rechnungen ausstellen
- Du willst Belege, Bank und Rechnungen an einer Stelle haben
- Du arbeitest mit einer Steuerberatung zusammen, die Daten digital übernehmen soll
- Du verlierst regelmäßig den Überblick über offene Posten
Ein Zwischenweg: Mehrere Anbieter haben dauerhaft kostenlose Einstiegstarife mit begrenztem Kontingent. Für den Übergang kann das reichen – mit einer Einschränkung, siehe weiter unten.
Die Kriterien, die wirklich zählen
Vergleichstabellen listen gern dreißig Funktionen auf. In der Praxis entscheiden sechs Punkte.
1. Erstellt das Programm echte E-Rechnungen?
Also ZUGFeRD und XRechnung nach EN 16931, nicht nur PDF‑Versand. Das ist ab 2027 beziehungsweise 2028 der entscheidende Punkt. Alle hier genannten Programme können das, aber prüfe es bei jedem Anbieter, den du sonst noch findest.
2. Kommt es mit der Kleinunternehmerregelung klar?
Ein Schalter, der die Umsatzsteuer ausblendet und den § 19-Hinweis automatisch setzt. Klingt banal, fehlt aber in manchen internationalen Tools – und wer als Kleinunternehmer versehentlich Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie dem Finanzamt.
3. GoBD-Konformität
Rechnungen müssen unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert werden. Nicht jedes kostenlose Tool erfüllt das. Wenn ein Anbieter das Thema auf seiner Seite nicht klar beantwortet, ist das ein Warnsignal.
4. Datenexport
Bekommst du deine Daten wieder heraus, wenn du wechseln willst? DATEV-Export, CSV, PDF‑Archiv. Das prüft niemand vor dem Abschluss und alle brauchen es irgendwann.
5. Schnittstelle zur Steuerberatung
Wenn du mit einer Kanzlei arbeitest: Frag dort zuerst, womit sie arbeitet. Eine DATEV-Anbindung spart auf beiden Seiten Arbeit und manchmal Honorar.
6. Bedienbarkeit
Die meisten Programme sind für Buchhalter gebaut, nicht für Leute, die nebenbei Rechnungen schreiben. Nutze die Testphase und schreib in den ersten zehn Minuten eine echte Rechnung. Wenn das hakt, hakt es dauerhaft.
Die Anbieter
Preise nenne ich hier bewusst nicht – sie ändern sich mehrmals im Jahr und wären auf dieser Seite schneller falsch als richtig. Die Einstiegstarife liegen im niedrigen zweistelligen Bereich pro Monat. Die aktuellen Konditionen stehen beim Anbieter.
sevDesk
Umfassende Cloud-Lösung aus Deutschland, von Rechnung über Belegerfassung bis Bankabgleich. Die Kleinunternehmerregelung lässt sich per Schalter aktivieren. Modernes Interface, viel Automatisierung, deutschsprachiger Support.
Passt für: Selbstständige und kleine Unternehmen, die Rechnung und Buchhaltung zusammen erledigen wollen und bereit sind, von Beginn an für ein Abo zu zahlen.
Lexware Office
Der Marktführer, früher unter dem Namen lexoffice. Breiter Funktionsumfang, viele Schnittstellen, enge DATEV-Anbindung, optional Lohnbuchhaltung.
Passt für: Alle, die eng mit einer Steuerberatung arbeiten oder absehbar mehr benötigen als reine Rechnungsstellung.
easybill
Kein vollständiges Buchhaltungssystem, sondern ein reines Rechnungsprogramm mit starkem Fokus auf E‑Commerce. Zahlreiche Anbindungen an Shopsysteme und Marktplätze, Massenerstellung von Rechnungen.
Passt für: Onlinehändler mit hohem Rechnungsvolumen. Für reine Dienstleister überdimensioniert.
FastBill
Schlanke Lösung für Einzelunternehmer und kleine Teams, verbindet Rechnungsstellung mit Belegmanagement und Banking. Weniger Automatisierung als die beiden Marktführer, dafür übersichtlicher.
Passt für: Solo-Selbstständige, die etwas mehr wollen als eine Vorlage, aber kein vollständiges Buchhaltungssystem.
Papierkram
Deutsche Cloud-Lösung für Freiberufler und kleine Teams, mit integrierter Zeiterfassung und einfacher Projektverwaltung. Umfangreicher kostenloser Tarif.
Passt für: Freiberufler, die nach Stunden abrechnen und Zeiterfassung und Rechnung zusammenhaben wollen.
Accountable
App-first, primär für das Smartphone gebaut. Fokus auf einfache Abläufe für Solo-Selbstständige, inklusive Grundfunktionen für die Steuererklärung.
Passt für: Leute, die unterwegs abrechnen und Buchhaltung möglichst klein halten wollen.
Weitere Programme, die je nach Branche passen können: WISO MeinBüro, orgaMAX, Billomat, BuchhaltungsButler, Zervant.
Zu den kostenlosen Tarifen
Mehrere Anbieter haben dauerhaft kostenlose Einstiegsangebote mit begrenzter Zahl an Kontakten oder Dokumenten. Für den Anfang ist das ein sinnvoller Weg.
Zwei Dinge solltest du vorher prüfen:
Erstens die GoBD‑Konformität. Nicht jeder kostenlose Tarif erfüllt sie, und das steht selten prominent auf der Seite.
Zweitens die Grenze. Wenn dein Kontingent mitten im Jahr ausläuft, stehst du vor einem ungeplanten Wechsel – mitten in einem laufenden Rechnungsnummernkreis.
Worauf du beim Wechsel achten solltest
Rechnungsnummern fortführen. Die Nummerierung muss lückenlos und einmalig bleiben. Trag die letzte vergebene Nummer im neuen Programm ein, bevor du die erste Rechnung schreibst. Wie Nummernkreise sinnvoll aufgebaut sind, steht unter Rechnungsnummer richtig vergeben.
Altdaten sichern. Vor der Kündigung alles exportieren. Die Aufbewahrungsfrist von acht Jahren gilt weiter, auch wenn dein Abo endet.
Vertragslaufzeit prüfen. Jahrestarife sind günstiger, binden aber. Bei einem Programm, das du bisher nicht kennst, kann der Monatstarif für die ersten Monate die bessere Wahl sein.
Nicht in der Hochphase wechseln. Nicht im Dezember, nicht kurz vor einem Abgabetermin.
Häufige Fragen
Benötige ich als Kleinunternehmer ein Rechnungsprogramm?
Nein. Kleinunternehmer sind dauerhaft von der E-Rechnungspflicht befreit, eine Vorlage oder der Generator reicht.
Reicht ein PDF ab 2028 noch?
Im B2B nicht, sofern du umsatzsteuerpflichtig bist. An Privatkunden und als Kleinunternehmer schon. Details unter E-Rechnungspflicht: Fristen und Betroffene.
Kann ich E-Rechnungen ohne Software erstellen?
Grundsätzlich ja, es gibt kostenlose Werkzeuge und Portale. Für regelmäßige Nutzung ist das umständlich, weil du die Dateien auch revisionssicher ablegen musst.
Was kostet ein Rechnungsprogramm?
Einstiegstarife liegen im niedrigen zweistelligen Bereich pro Monat, mit Aufschlag bei monatlicher statt jährlicher Zahlung. Aktuelle Preise beim jeweiligen Anbieter.
Welches Programm ist das beste?
Es gibt keins, das für alle passt. Die Frage ist, ob du ein reines Rechnungswerkzeug benötigst oder Buchhaltung dazu.
Transparenzhinweis
Die Einschätzungen oben beruhen auf öffentlich verfügbaren Informationen der Anbieter, nicht auf eigenen Tests aller Programme. Wo ich etwas nicht selbst geprüft habe, steht es nicht als Tatsache da.
Quellen und Prüfung
- Angaben zu Funktionsumfang jeweils von den Anbieterseiten, Stand September 2026
- Rechtliche Grundlagen zur E-Rechnung: § 14 UStG, § 27 Abs. 38 UStG
- Aufbewahrungsfrist: § 147 AO