ZUGFeRD oder XRechnung – welches Format benötigst du?

Stand: September 2026 · Dieser Beitrag ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Beide sind E-Rechnungen im Sinne des Gesetzes, beide erfüllen dieselbe europäische Norm. Der Unterschied liegt darin, ob ein Mensch die Rechnung ohne Zusatzsoftware lesen kann.

Die kurze Antwort:

An Behörden: meist XRechnung, oft ausdrücklich vorgeschrieben
An Unternehmen: ZUGFeRD, weil dein Kunde die Rechnung dann auch ansehen kann
Im Zweifel: frag den Empfänger. Dessen Vorgabe hat immer Vorrang.

Was beide gemeinsam haben

Beide Formate setzen die europäische Norm EN 16931 um. Sie legt fest, welche Felder eine Rechnung strukturiert enthalten muss, damit eine Software sie automatisch verarbeiten kann: Rechnungsnummer, Datum, vollständige Adressdaten, Positionen, Steuerbeträge.

Genau das unterscheidet eine E-Rechnung von einem PDF. Ein PDF ist ein Bild von einer Rechnung. Eine E-Rechnung ist ein Datensatz.

Weil beide dieselbe Norm erfüllen, sind sie im B2B-Bereich gleichwertig zugelassen. Du musst dich nicht für eines entscheiden, das dein Kunde ablehnen könnte – sofern er nicht ausdrücklich etwas anderes verlangt.

ZUGFeRD

Ein ZUGFeRD-Dokument ist ein PDF mit eingebetteter XML‑Datei. Du siehst ein ganz normales PDF, wie du es kennst. Unsichtbar darin steckt die maschinenlesbare Fassung derselben Rechnung.

Der Name steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Technisch ist es ein PDF/A-3 mit angehängtem XML nach UN/CEFACT.

Der Vorteil: Dein Kunde kann die Rechnung öffnen und lesen, auch ohne besondere Software. Seine Buchhaltung liest gleichzeitig die strukturierten Daten aus. Beide Seiten bekommen, was sie benötigen.

Für wen: Der übliche Weg im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen, besonders bei kleineren Kunden, die noch keine automatisierte Rechnungsverarbeitung haben.

XRechnung

XRechnung ist reines XML. Kein PDF, keine Optik, keine Seitenaufteilung. Öffnest du die Datei ohne passendes Programm, siehst du Code.

Es handelt sich um die deutsche Ausprägung der EN 16931, gepflegt von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Sie enthält zusätzliche Felder und strengere Regeln, die speziell für den öffentlichen Sektor gedacht sind.

Der Vorteil: Eindeutig, kompakt, keine Interpretationsspielräume. Für automatisierte Verarbeitung im großen Stil das sauberere Format.

Für wen: Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. Bund, viele Länder und Kommunen verlangen XRechnung, teils über eigene Portale.

Die Leitweg-ID

Für Rechnungen an Behörden benötigst du zusätzlich eine Leitweg-Identifikationsnummer. Sie sagt dem Rechnungsportal, an welche Stelle innerhalb der Verwaltung die Rechnung geht.

Diese Nummer bekommst du vom Auftraggeber. Meist steht sie schon in der Bestellung oder im Vertrag. Ohne sie wird die Rechnung im Portal abgewiesen. Frag danach, bevor du die erste Rechnung stellst.

Der direkte Vergleich

	ZUGFeRD	XRechnung
Aufbau	PDF/A-3 mit eingebettetem XML	reines XML
Ohne Software lesbar	Ja	Nein
Norm	EN 16931	EN 16931
Typischer Einsatz	Unternehmen (B2B)	Behörden (B2G)
Vorgeschrieben	Nein	häufig bei öffentlichen Auftraggebern
Dateigröße	Größer	Kleiner

Die Profilfalle bei ZUGFeRD

Das ist der Punkt, an dem in der Praxis am meisten schiefgeht – und er steht auf kaum einer allgemeinen Ratgeberseite.

ZUGFeRD kennt mehrere Profile. Ein Profil legt fest, wie viele Daten das eingebettete XML tatsächlich enthält. Und nicht jedes Profil gilt als gültige E-Rechnung.

Profil	Als E-Rechnung geeignet
MINIMUM	Nein – nur reduzierte Kopfdaten
BASIC WL	Nein – enthält keine Rechnungspositionen
BASIC	Ja
EN 16931 (früher Comfort)	Ja – der übliche Standard
EXTENDED	Ja
XRECHNUNG (Referenzprofil)	Ja

MINIMUM und BASIC WL sind laut BMF ausdrücklich ausgenommen. Sie sind als Buchungshilfe gedacht, nicht als vollständige Rechnung. „WL“ steht für „without lines“ – die einzelnen Positionen fehlen schlicht.

Was das für dich heißt: Wenn dein Programm ein Profil zur Auswahl stellt, nimm EN 16931. Das ist die sichere Wahl für den normalen Geschäftsverkehr. Die meisten Programme wählen ohnehin automatisch richtig, aber es lohnt sich, einmal in die Einstellungen zu sehen.

Versionen

Auch die Version entscheidet mit.

Nach dem BMF-Schreiben vom Oktober 2024 erfüllt ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die umsatzsteuerlichen Anforderungen. Die alte Version 1.0 entstand vor der europäischen Norm und gilt nicht als E-Rechnung.

Aktuell ist ZUGFeRD 2.5, veröffentlicht im Juni 2026. Ältere 2.x-Fassungen bleiben rückwärtskompatibel und werden von gängigen Programmen weiter akzeptiert.

Praktisch musst du dich darum kaum kümmern – dein Programm bringt eine aktuelle Version mit. Relevant wird es nur, wenn du eine sehr alte Software einsetzt.

Zwei Begriffe, die dabei auftauchen

Factur-X ist das französische Gegenstück zu ZUGFeRD und technisch praktisch identisch. Eine ZUGFeRD-Rechnung kannst du ohne Anpassung an einen französischen Geschäftspartner schicken.

Peppol ist kein Format, sondern ein Übertragungsnetz. Es regelt, wie E-Rechnungen zwischen Unternehmen und Behörden versendet werden, nicht wie sie aufgebaut sind. Manche öffentlichen Auftraggeber verlangen den Versand über Peppol.

Was du praktisch tun solltest

Wenn du an Unternehmen abrechnest: ZUGFeRD im Profil EN 16931. Damit fährst du in fast allen Fällen richtig.

Wenn du an Behörden abrechnest: Vorab klären, welches Format und welcher Übertragungsweg verlangt werden, und dir die Leitweg-ID geben lassen.

Wenn du unsicher bist: Frag den Empfänger. Eine kurze Mail an die Buchhaltung spart mehr Zeit als jede Recherche.

Vor dem ersten Versand: Eine Testrechnung erzeugen und prüfen lassen. Es gibt kostenlose Validierungswerkzeuge im Netz. Eine Validierung ist keine gesetzliche Voraussetzung, senkt aber das Risiko, dass die Rechnung technisch abgelehnt wird.

Ob du das überhaupt benötigst und ab wann, steht unter E-Rechnungspflicht: Fristen und Betroffene. Als Kleinunternehmer bist du dauerhaft vom Ausstellen befreit.

Häufige Fragen

Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein, solange keine strukturierten Daten eingebettet sind. Ein normales PDF gilt als sonstige Rechnung.

Muss ich mich für ein Format entscheiden?
Nein. Im B2B sind beide zugelassen. Entscheidend ist, was dein Empfänger verlangt.

Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung ausdrucken?
Ja, sie ist ja ein PDF. Für die Aufbewahrung reicht der Ausdruck aber nicht – die Datei muss im Original erhalten bleiben, sonst geht der eingebettete Datensatz verloren.

Woran erkenne ich, ob ein PDF eine ZUGFeRD-Rechnung ist?
An der angehängten XML‑Datei. Viele PDF-Betrachter zeigen Anhänge in einer Seitenleiste an.

Welches Profil soll ich nehmen?
EN 16931, sofern dein Programm die Wahl lässt.

Benötige ich als Kleinunternehmer eines dieser Formate?
Zum Ausstellen nicht, du bist dauerhaft befreit. Empfangen können musst du beide seit 2025.