E-Rechnungspflicht – ab wann gilt sie für wen?


Stand: September 2026 · Dieser Beitrag ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das gilt ohne Übergangsfrist und ohne Ausnahme für kleine Betriebe.

Beim Ausstellen ist es gestaffelt. Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz gemacht hat, muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen schreiben. Für alle anderen wird es am 1. Januar 2028 verbindlich. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft befreit.

Diese Seite sortiert, was wann für wen gilt.

Der Schnelltest

Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG?
→ Du musst keine E-Rechnungen ausstellen, auch nicht ab 2028. Empfangen können musst du sie trotzdem.

Schreibst du nur an Privatkunden?
→ Nicht betroffen. Die Pflicht gilt ausschließlich zwischen inländischen Unternehmen.

Lag dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro?
→ Ab dem 1. Januar 2027 musst du E-Rechnungen ausstellen.

Lag er darunter, du bist aber umsatzsteuerpflichtig und schreibst B2B?
→ Du hast bis zum 31. Dezember 2027 Zeit. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht auch für dich.

Die Fristen im Überblick

Ab wann

Was gilt

Für wen

1. Januar 2025

Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können

alle inländischen Unternehmen, auch Kleinunternehmer und Vermieter

1. Januar 2027

Pflicht, E-Rechnungen auszustellen

Unternehmen mit Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro

1. Januar 2028

Pflicht, E-Rechnungen auszustellen

alle übrigen inländischen B2B-Umsätze, auch EDI-Nutzer

dauerhaft befreit

vom Ausstellen

Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Rechtsgrundlage der Übergangsregelungen: § 27 Abs. 38 UStG

Die Empfangspflicht gilt schon

Das ist der Teil, der am häufigsten übersehen wird. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen in der Lage sein, eine E-Rechnung entgegenzunehmen und revisionssicher zu speichern.

Es gab dafür keine Übergangsfrist. Wer heute noch keine Lösung hat, ist streng genommen bereits im Rückstand.

Praktisch reicht dafür ein E-Mail-Postfach, in dem strukturierte Rechnungen ankommen können, plus eine Möglichkeit, sie im Originalformat aufzubewahren. Ein Programm, das XML lesbar darstellt, ist dringend zu empfehlen – Pflicht ist es nicht.

Auch betroffen: Vereine mit unternehmerischer Tätigkeit, Vermieter, die auf die Umsatzsteuer optiert haben, und Kleinunternehmer.

Die Ausstellungspflicht kommt gestaffelt

Ab 1. Januar 2027 für größere Unternehmen

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Kalenderjahres 2026. Liegt er über 800.000 Euro, endet die Übergangsregelung zum 31. Dezember 2026.

Wichtig zur Berechnung: Es kommt auf den Gesamtumsatz an, unabhängig davon, ob du nach vereinbarten oder vereinnahmten Entgelten versteuerst. Bei einer Organschaft zählt der Umsatz des gesamten Organkreises.

Ab 1. Januar 2028 für alle übrigen

Wer 2026 bei höchstens 800.000 Euro lag, darf bis zum 31. Dezember 2027 weiter auf Papier abrechnen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht ausnahmslos für alle inländischen B2B-Umsätze.

Auch die Sonderregelung für EDI-Verfahren läuft zum 31. Dezember 2027 aus.

Was in der Übergangszeit erlaubt ist

Zeitraum

Papierrechnung

PDF oder anderes nicht normkonformes Format

2025 und 2026

zulässig, ohne Zustimmung des Empfängers

zulässig, aber nur mit Zustimmung des Empfängers

2027 (bei Umsatz 2026 bis 800.000 €)

zulässig, ohne Zustimmung

zulässig, mit Zustimmung des Empfängers

ab 2028

nicht mehr zulässig im B2B

nicht mehr zulässig im B2B

Ein Hinweis zur Beruhigung: Während der gesamten Übergangszeit bis Ende 2027 soll der Vorsteuerabzug nicht allein deshalb versagt werden, weil die Rechnung im falschen Format kam – sofern der Empfänger davon ausgehen durfte, dass der Aussteller die Übergangsregelung nutzen konnte.

Wer und was dauerhaft ausgenommen bleibt

Diese Ausnahmen sind keine Übergangsregelungen. Sie gelten auch nach 2028 weiter.

Nach Personengruppe:

  • Kleinunternehmer nach § 19 UStG (befreit vom Ausstellen, nicht vom Empfangen)
  • Im Ausland ansässige Unternehmen

Nach Rechnungsart:

  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV)
  • Fahrausweise (§ 34 UStDV)
  • Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa Heilbehandlungen, Bankdienstleistungen oder Leistungen gemeinnütziger Einrichtungen

Nach Empfänger:

  • Rechnungen an Privatpersonen (B2C)

Der Unterschied ist wichtig: Übergangsregelungen laufen aus, Ausnahmen bleiben. Wer beides vermischt, plant falsch.

Warum ein PDF keine E-Rechnung ist

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG). Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931.

Ein PDF, das du per E-Mail verschickst, erfüllt das nicht. Es ist ein Bild von einer Rechnung, kein Datensatz. Seit 2025 heißt so etwas im Gesetz „sonstige Rechnung“.

Die beiden gängigen Formate in Deutschland:

  • • ZUGFeRD – ein PDF mit eingebetteter XML‑Datei. Für Menschen und Maschinen lesbar. Der übliche Weg für kleinere Unternehmen.
  • XRechnung – reines XML. Ohne passende Software für Menschen nicht lesbar. Bei Rechnungen an Behörden oft vorgeschrieben.

Beide erfüllen die Norm. Ausführlich erklärt unter ZUGFeRD oder XRechnung.

Was sich ab 2028 sonst noch ändert

Eine Neuerung, die leicht untergeht: Für Rechnungen, die nach dem 31. Dezember 2027 ausgestellt werden, muss auf die Istversteuerung hingewiesen werden, sofern du diese Besteuerungsart gewählt hast (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6a UStG).

Das ist eine zusätzliche Pflichtangabe, die es bis dahin nicht gab. Wer nach vereinnahmten Entgelten versteuert, sollte sie rechtzeitig in seine Vorlagen und Software übernehmen. Alle übrigen Pflichtangaben findest du unter Was muss auf einer Rechnung stehen.

Aufbewahrung

E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Bei ZUGFeRD heißt das: Die Datei darf nicht in ein einfaches PDF umgewandelt werden, denn dabei geht die eingebettete XML-Datei verloren – und damit der eigentliche Rechnungsinhalt im rechtlichen Sinn.

Ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht.

Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen wurde zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 AO). Für die konkrete Ausgestaltung – Stichwort GoBD und Unveränderbarkeit – sprich mit deiner Steuerberatung oder deinem Softwareanbieter.

Was du jetzt tun solltest

Sofort, unabhängig von deiner Größe:

  1. Prüfen, ob dein Postfach E-Rechnungen zuverlässig annimmt und du sie im Original ablegen kannst
  2. Ein Werkzeug beschaffen, das XRechnung und ZUGFeRD lesbar darstellt

Wenn dein Umsatz 2026 über 800.000 Euro lag:
3. Bis Ende 2026 eine Lösung zum Ausstellen einrichten, nicht erst im Januar
4. Kunden informieren, dass ab 2027 E-Rechnungen kommen

Wenn du darunter liegst:
5. Du hast Zeit bis Ende 2027. Die Umstellung im Laufe des Jahres 2027 einplanen, nicht in den letzten Wochen.

Wenn du Kleinunternehmer bist:
6. Nichts weiter zu tun außer dem Empfang. Deine bisherige Rechnungsvorlage bleibt dauerhaft gültig — passende Muster findest du unter Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer.

Welche Programme das abdecken und ob sich der Umstieg für dich überhaupt lohnt, steht unter Rechnungsprogramme im Vergleich.

Was du jetzt tun solltest

Sofort, unabhängig von deiner Größe:

  1. Prüfen, ob dein Postfach E-Rechnungen zuverlässig annimmt und du sie im Original ablegen kannst
  2. Ein Werkzeug beschaffen, das XRechnung und ZUGFeRD lesbar darstellt

Wenn dein Umsatz 2026 über 800.000 Euro lag:
3. Bis Ende 2026 eine Lösung zum Ausstellen einrichten, nicht erst im Januar
4. Kunden informieren, dass ab 2027 E-Rechnungen kommen

Wenn du darunter liegst:
5. Du hast Zeit bis Ende 2027. Die Umstellung im Laufe des Jahres 2027 einplanen, nicht in den letzten Wochen.

Wenn du Kleinunternehmer bist:
6. Nichts weiter zu tun außer dem Empfang. Deine bisherige Rechnungsvorlage bleibt dauerhaft gültig – passende Muster findest du unter Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer.

Welche Programme das abdecken und ob sich der Umstieg für dich überhaupt lohnt, steht unter Rechnungsprogramme im Vergleich.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein, dauerhaft nicht. Empfangen können musst du sie aber seit 2025.

Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein, solange keine strukturierten Daten eingebettet sind. Ein normales PDF gilt als sonstige Rechnung.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Sie betrifft ausschließlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmen.

Was ist mit kleinen Beträgen?
Rechnungen bis 250 Euro brutto sind dauerhaft ausgenommen und dürfen weiter auf Papier oder als PDF laufen.

Benötige ich die Zustimmung des Kunden, um eine E-Rechnung zu schicken?
Nein. Für normkonforme E-Rechnungen im inländischen B2B ist seit 2025 keine Zustimmung mehr nötig. Zustimmung brauchst du nur, wenn du in der Übergangszeit ein anderes elektronisches Format verwenden willst.

Was passiert, wenn ich die Frist verpasse?
Die Rechnung erfüllt dann nicht die Anforderungen, was den Vorsteuerabzug deines Kunden gefährden kann. Kunden werden entsprechend auf korrekte Rechnungen bestehen.

Zählt der Umsatz 2026 oder der jeweils vorherige?
Für die 2027er-Stufe zählt ausdrücklich der Gesamtumsatz des Kalenderjahres 2026. Es ist keine rollierende Grenze.

Quellen

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