Stand: September 2026 · Dieser Beitrag ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Der Begriff „Gutschrift“ bedeutet steuerlich etwas anderes, als die meisten denken.
Umgangssprachlich meint man damit eine Erstattung: Der Kunde bekommt Geld zurück, weil etwas zu teuer war oder nicht gepasst hat.
Steuerlich ist eine Gutschrift eine Abrechnung, die der Leistungsempfänger für den Leistenden ausstellt. Der Kunde schreibt also die Rechnung – für dich.
Diese Seite behandelt den steuerlichen Fall. Wenn du eine Rechnung aufheben oder korrigieren willst, brauchst du eine Stornorechnung – und die darf ausdrücklich nicht „Gutschrift“ heißen.
Wann das Gutschriftverfahren zum Einsatz kommt
Es lohnt sich, wenn nur der Auftraggeber weiß, was abzurechnen ist.
Typische Fälle:
- Plattformen und Vermittler, die Provisionen abrechnen
- Auftraggeber, die nach erfasster Zeit oder gelieferter Menge zahlen
- Landwirtschaftliche Erzeuger und Genossenschaften
- Autoren und Fotografen mit umsatzabhängiger Vergütung
Der Vorteil: Der Leistende muss nicht raten, wie viele Stunden anerkannt oder wie viele Einheiten verkauft wurden.
Voraussetzung: Beide Seiten müssen sich vorher einig sein, dass im Gutschriftverfahren abgerechnet wird. Eine besondere Form ist dafür nicht vorgeschrieben, die Vereinbarung kann sich auch aus dem Vertrag ergeben. Sie muss aber vor der Abrechnung getroffen sein.
Die zwei Angaben, bei denen es schiefgeht
Das Wort „Gutschrift“ muss draufstehen
Nicht „Eigenfaktura“, nicht „Abrechnung“, nicht „Minusrechnung“. Die Angabe „Gutschrift“ ist Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG.
Fehlt sie, ist das Dokument keine ordnungsgemäße Rechnung – und der Aussteller bekommt die Vorsteuer daraus nicht erstattet.
Die Steuernummer des Leistenden, nicht die eigene
Das ist der Punkt, der am häufigsten falsch gemacht wird.
Auf der Gutschrift muss die Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers stehen, also die der Person, die die Leistung erbracht hat. Nicht die des Ausstellers.
Praktisch heißt das: Wer eine Gutschrift ausstellt, muss sich diese Nummer vorher geben lassen. Wer eine Gutschrift bekommt, muss sie mitteilen.
Wer was macht
| Aussteller der Gutschrift | Empfänger der Gutschrift | |
|---|---|---|
| Rolle | Leistungsempfänger, der Kunde | leistender Unternehmer |
| Stellt das Dokument aus | ja | nein |
| Vergibt die Nummer | ja, aus eigenem Nummernkreis | nein |
| Dessen Steuernummer steht drauf | nein | ja |
| Schuldet die Umsatzsteuer | nein | ja |
Der letzte Punkt ist wichtig: Auch wenn dein Kunde das Dokument schreibt, führst du die ausgewiesene Umsatzsteuer ab. Deshalb solltest du jede Gutschrift prüfen, die bei dir eingeht.
Widerspruch
Der leistende Unternehmer kann einer Gutschrift widersprechen, wenn sie falsch ist. Gründe muss er dafür nicht nennen.
Zwei Dinge sind dabei zu wissen:
Der Widerspruch wirkt nicht rückwirkend. Er entfaltet seine Wirkung in dem Besteuerungszeitraum, in dem er erklärt wird – auch für den Vorsteuerabzug des Ausstellers.
Ab dem Widerspruch liegt keine Rechnung mehr vor. Der Aussteller verliert den Vorsteuerabzug aus dem Dokument.
Deshalb: Gutschriften nicht ungeprüft ablegen. Stimmt die Menge, der Preis, der Steuersatz? Ein falscher Steuerausweis auf einer Gutschrift kann für dich als Leistenden zu einer Steuerschuld nach § 14c UStG führen.
Was auf die Gutschrift gehört
Dieselben Pflichtangaben wie auf einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG, mit diesen Besonderheiten:
- die Angabe „Gutschrift“
- Name und Anschrift beider Seiten, wobei der Leistende hier der Empfänger des Dokuments ist
- die Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers
- eine fortlaufende Nummer aus dem Nummernkreis des Ausstellers
- Menge und Art der Leistung, Leistungszeitraum
- Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag
Alle Pflichtangaben im Einzelnen: Was muss auf einer Rechnung stehen
Die Gutschrift ist wie eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten zu erteilen.
Wenn du eigentlich eine Erstattung meinst
Dann brauchst du keine Gutschrift, sondern eine Korrektur der ursprünglichen Rechnung.
- Rechnung komplett aufheben → Stornorechnung
- Nur einen Teilbetrag erstatten → Korrektur über die Differenz, mit Bezug zur Ursprungsrechnung
- Nur eine falsche Angabe richtigstellen → Berichtigung, Betrag bleibt
In allen drei Fällen darf das Dokument nicht „Gutschrift“ heißen.
Häufige Fehler
Eine Stornierung als „Gutschrift“ bezeichnet. Der häufigste Fehler im ganzen Thema.
Die eigene Steuernummer angegeben. Es muss die des Leistenden sein.
Keine Vereinbarung vorab. Das Gutschriftverfahren muss vor der Abrechnung vereinbart sein.
Gutschrift ungeprüft abgelegt. Als Leistender schuldest du die ausgewiesene Steuer.
Nummer aus dem falschen Nummernkreis. Sie kommt vom Aussteller, nicht vom Leistenden.
Häufige Fragen
Wer stellt eine Gutschrift aus? Der Leistungsempfänger, also der Kunde – nicht der Leistende.
Wessen Steuernummer steht drauf? Die des leistenden Unternehmers, also des Empfängers der Gutschrift.
Wer vergibt die Nummer? Der Aussteller, aus seinem eigenen Nummernkreis.
Muss das Wort „Gutschrift“ wirklich draufstehen? Ja, es ist Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 10 UStG.
Kann ich eine Gutschrift ablehnen? Du kannst widersprechen, auch ohne Begründung. Der Widerspruch wirkt ab dem Zeitraum, in dem du ihn erklärst.
Ist eine Bankgutschrift dasselbe? Nein. Der Begriff wird in Bank-, Buchhaltungs- und Steuersprache unterschiedlich verwendet. Hier geht es ausschließlich um die umsatzsteuerliche Gutschrift.
Brauche ich als Kleinunternehmer etwas Besonderes? Die Angabe des Steuersatzes entfällt, stattdessen steht der Hinweis auf die Steuerbefreiung darauf. Mehr unter Musterrechnung für Kleinunternehmer.
Quellen
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- § 14c UStG – Unrichtiger Steuerausweis
- Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 14.3 (Rechnung in Form der Gutschrift)
- Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 14.5 Abs. 24