Stand: September 2026 · Dieser Beitrag ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Eine .xlsx-Datei, die rechnet. Menge mal Einzelpreis, Nettosumme, Umsatzsteuer, Rechnungsbetrag – alles automatisch. Ohne Anmeldung, ohne Makros.
Zwei Fassungen:
- •Standardvorlage – mit Umsatzsteuer, Steuersatz je Position wählbar
- Kleinunternehmer-Fassung — ohne Umsatzsteuer, mit § 19‑Hinweis. Details unter Musterrechnung für Kleinunternehmer
Gelb heißt ausfüllen. Alle gelb hinterlegten Zellen sind Eingabefelder. Der Rest rechnet selbst und sollte nicht überschrieben werden. Diese Legende steht auch oben in der Datei.
Was die Vorlage rechnet
| Feld | Wie es entsteht |
|---|---|
| Betrag je Position | Menge × Einzelpreis |
| Nettobetrag | Summe aller Positionsbeträge |
| Umsatzsteuer | je Position mit deren Steuersatz, dann summiert |
| Rechnungsbetrag | Netto + Umsatzsteuer |
| Zahlbar bis | Rechnungsdatum + Zahlungsziel in Tagen |
Der Steuersatz lässt sich je Position einstellen. Wenn du auf einer Rechnung 19 und 7 Prozent mischst, rechnet die Vorlage das korrekt getrennt – genau so, wie § 14 Abs. 4 UStG es verlangt.
Zehn Positionszeilen sind vorbereitet, eine davon als Beispiel ausgefüllt.
Vier Dinge, die du wissen solltest
1. Zeilen ergänzen, ohne die Formeln zu zerstören
Wenn zehn Zeilen nicht reichen: eine vorhandene Zeile kopieren und einfügen, nicht eine leere Zeile einfügen. Beim Kopieren wandert die Formel in der Betragsspalte mit, bei einer leeren Zeile fehlt sie.
Danach die Summenformel prüfen: Sie muss den neuen Bereich umfassen. In Excel siehst du das, wenn du die Summenzelle anklickst – der farbige Rahmen zeigt, welche Zeilen einbezogen sind.
2. Rundung
Excel rechnet intern mit vielen Nachkommastellen und zeigt nur zwei an. Das kann dazu führen, dass die angezeigten Zahlen sich scheinbar um einen Cent nicht aufaddieren.
Die Vorlage berechnet die Umsatzsteuer auf die Positionsbeträge, nicht auf gerundete Zwischenwerte. Bei krummen Einzelpreisen lohnt trotzdem ein kurzer Blick auf den Endbetrag, bevor du versendest.
Wenn du auf Nummer sicher gehen willst, kannst du die Betragsformel in =RUNDEN(Menge*Einzelpreis;2) ändern. Dann stimmt die Anzeige exakt mit der Berechnung überein.
3. Blattschutz
Wenn dir versehentlich überschriebene Formeln passieren: Überprüfen → Blatt schützen. Vorher die Eingabezellen freigeben über Zellen formatieren → Schutz → Haken bei „Gesperrt“ entfernen.
Danach lassen sich nur noch die gelben Felder bearbeiten. Besonders sinnvoll, wenn außer dir noch jemand die Datei nutzt.
4. Vor dem Versand nach Platzhaltern suchen
Strg+F, dann Muster eingeben. Die Beispieldaten enthalten alle diesen Begriff. Findet Excel noch etwas, ist ein Feld stehengeblieben.
Rechnungsnummer verwalten
Excel merkt sich nicht, welche Nummer du zuletzt vergeben hast. Zwei Wege, damit umzugehen:
Eine Datei pro Rechnung. Speichern unter dem Namen der Rechnungsnummer, etwa 2026-0042.xlsx. Der Ordner ist dann gleichzeitig dein Nummernverzeichnis, sortiert sich von selbst und zeigt Lücken sofort.
Eine Datei pro Monat oder Kunde mit mehreren Blättern. Übersichtlicher bei wenigen Rechnungen, unübersichtlicher ab dreißig.
Welche Schemata sinnvoll sind und ob Lücken ein Problem darstellen: Rechnungsnummer richtig vergeben.
Als PDF versenden
Verschick die Rechnung immer als PDF, nie als .xlsx. Eine Excel-Datei zeigt dem Empfänger deine Formeln, lässt sich verändern und sieht auf einem anderen Rechner womöglich anders aus.
In Excel: Datei → Exportieren → PDF/XPS erstellen. Der Druckbereich ist in der Vorlage bereits gesetzt, die Rechnung passt damit auf eine Seite.
Prüf einmal die Seitenvorschau, bevor du das erste Mal versendest – besonders wenn du Zeilen ergänzt hast.
Zur Aufbewahrung: Speichere das versendete PDF, nicht nur die Excel-Datei. Versendet wurde das PDF, und das ist der Beleg. Aufbewahrungsfrist: acht Jahre (§ 147 AO).
Wo Excel an seine Grenzen kommt
Keine Nummernverwaltung. Doppelte Rechnungsnummern sind der häufigste Fehler beim Arbeiten mit Tabellen.
Keine offenen Posten. Wer bezahlt hat und wer nicht, führst du woanders.
Kein Mahnwesen. Fristen musst du selbst im Blick behalten.
Keine E‑Rechnung. Eine Excel-Datei und auch ein daraus erzeugtes PDF sind keine E‑Rechnung. Ab dem 1. Januar 2028 reicht das im B2B nicht mehr, bei Umsätzen über 800.000 Euro schon ab 2027. Ausgenommen bleiben Privatkunden und Kleinunternehmer – für die bleibt die Excelvorlage dauerhaft gültig.
Alle Fristen: E-Rechnungspflicht
Ab etwa einem Dutzend Rechnungen im Monat lohnt der Blick auf Rechnungsprogramme – vor allem wegen der Nummernverwaltung.
Häufige Fragen
Funktioniert die Vorlage in LibreOffice oder Google Sheets? Ja, die Formeln sind Standard. Beim Import in Google Sheets kann sich die Zahlenformatierung verschieben. Prüf einmal die Euro-Anzeige.
Enthält die Datei Makros? Nein. Es ist eine reine .xlsx ohne Makros, sie löst also keine Sicherheitswarnung aus.
Kann ich mehr als zehn Positionen erfassen? Ja. Eine vorhandene Zeile kopieren und einfügen, dann die Summenformel prüfen.
Wie ändere ich den Steuersatz? In der Spalte USt, je Position. Trag 19, 7 oder 0 ein.
Warum ist bei der Kleinunternehmerfassung keine Umsatzsteuerzeile drin? Sie wurde vollständig entfernt, nicht auf null gesetzt. So kann sie beim Anpassen nicht versehentlich reaktiviert werden – wer als Kleinunternehmer Umsatzsteuer ausweist, schuldet sie nach § 14c UStG dem Finanzamt.
Kann ich mein Logo einfügen? Ja, über Einfügen → Bilder. Prüf danach den Druckbereich.
Word oder Excel? Excel, wenn die Summen automatisch stimmen sollen. Word, wenn du das Layout frei gestalten willst.
Quellen
- § 14 UStG – Ausstellung von Rechnungen
- § 14c UStG – Unrichtiger Steuerausweis
- § 147 AO – Aufbewahrungsfristen