Rechnungsvorlage für Word

Stand: September 2026 · Dieser Beitrag ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Eine fertige .docx-Datei mit allen Pflichtangaben an der richtigen Stelle. Ohne Anmeldung, ohne E-Mail-Adresse, ohne Wasserzeichen.

Zwei Fassungen:

  • • Standardvorlage – mit Umsatzsteuerausweis, für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen
  • Kleinunternehmer-Fassung — ohne Umsatzsteuer, mit § 19‑Hinweis. Details dazu unter Musterrechnung für Kleinunternehmer
vorlage STANDARD
vorlage KLEINUNTERNEHMER

Word rechnet nicht. Die Beträge musst du selbst eintragen und die Summen selbst bilden. Wenn dir das zu fehleranfällig ist: Die Excel-Vorlage rechnet automatisch, und der Generator auf der Startseite gibt dir ein fertiges PDF ohne Rechnen.

Was drin ist

  • Absenderzeile, Empfängerblock, Metablock mit Rechnungsnummer und Datum
  • Positionstabelle mit vier vorbereiteten Zeilen und einer Beispielzeile
  • Summenblock mit Netto, Umsatzsteuer und Rechnungsbetrag
  • Zahlungsbedingungen mit Verzugshinweis
  • Bankverbindung
  • Fußzeile mit Steuernummer

Alle Platzhalter stehen in eckigen Klammern, damit du sie beim Prüfen sofort findest.

In fünf Minuten einsatzbereit

1. Deine Daten einmal eintragen und als eigene Vorlage speichern. Trag Absender, Steuernummer und Bankverbindung ein. Dann über Datei → Speichern unter als Word-Vorlage (.dotx) ablegen. Ab da erzeugt ein Doppelklick jedes Mal ein neues Dokument, ohne dass du deine Stammdaten aus Versehen überschreibst.

2. Rechnungsnummer festlegen. Ein Schema wählen und dabei bleiben. Wie sinnvolle Nummernkreise aussehen und ob Lücken ein Problem sind: Rechnungsnummer richtig vergeben.

3. Steuersatz prüfen. Die Vorlage ist auf 19 Prozent eingestellt. Bei 7 Prozent oder steuerfreien Leistungen musst du das anpassen – inklusive des Hinweises auf den Grund der Steuerbefreiung.

4. Positionen ergänzen. Benötigst du mehr Zeilen: Cursor in die letzte Tabellenzeile, dann Tab-Taste. Word hängt automatisch eine neue Zeile an und behält die Formatierung.

5. Vor dem Versand nach eckigen Klammern suchen. Strg+F, dann [ eingeben. Findet Word noch etwas, ist ein Platzhalter stehengeblieben. Rechnungen mit „Musterweg 1″ in der Adresszeile gehen häufiger raus, als man denkt.

Logo einfügen

Ein Logo ist keine Pflichtangabe, aber üblich.

Der saubere Weg führt über die Kopfzeile: Doppelklick in den oberen Seitenrand, dann Einfügen → Bilder. So verschiebt sich das Logo nicht, wenn du im Text Zeilen ergänzt.

Achte darauf, dass es die Absenderzeile nicht verdeckt. Bei mehrseitigen Rechnungen erscheint das Logo dann automatisch auf jeder Seite.

Als PDF versenden, nicht als .docx

Verschick Rechnungen immer als PDF. Zwei Gründe:

Das Layout bleibt. Eine .docx-Datei sieht auf einem anderen Rechner mit anderen Schriften anders aus, manchmal deutlich.

Der Empfänger kann nichts ändern. Bei einer Word-Datei ist der Betrag im Zweifel schnell überschrieben.

In Word: Datei → Exportieren → PDF/XPS-Dokument erstellen, oder Speichern unter und als Dateityp PDF wählen.

Wichtig zur Aufbewahrung: Deine eigene Rechnung musst du acht Jahre aufbewahren (§ 147 AO). Speichere das versendete PDF, nicht nur die Word-Datei – versendet wurde das PDF.

Wenn du dieselbe Rechnung monatlich stellst

Bei wiederkehrenden gleichen Leistungen, etwa Wartung oder Miete, kannst du mit einer Kopie arbeiten: Dokument duplizieren, Rechnungsnummer und Zeitraum ändern, fertig.

Bei Verträgen über Dauerleistungen genügt eine einmalige Nummer im Vertrag; die einzelnen Zahlungsbelege benötigen keine eigene fortlaufende Nummer.

Ab etwa einem Dutzend Rechnungen im Monat wird das Kopieren allerdings zur Fehlerquelle – spätestens bei der Rechnungsnummer. Dann lohnt ein Blick auf Rechnungsprogramme.

Wo Word an seine Grenzen kommt

Damit du nicht erst nach einem halben Jahr merkst, dass es nicht passt:

Keine Berechnung. Summen, Steuer und Gesamtbetrag musst du selbst rechnen. Ein Zahlendreher fällt niemandem auf, bis der Kunde nachrechnet.

Keine Nummernverwaltung. Word merkt sich nicht, welche Nummer du zuletzt vergeben hast.

Keine offenen Posten. Wer bezahlt hat und wer nicht, musst du woanders führen.

Keine E-Rechnung. Eine Word-Datei und auch ein daraus erzeugtes PDF sind keine E-Rechnung. Ab dem 1. Januar 2028 reicht das im B2B nicht mehr, bei Umsätzen über 800.000 Euro schon ab 2027. Ausgenommen bleiben Privatkunden und Kleinunternehmer – für die bleibt die Word-Vorlage dauerhaft gültig.

Alle Fristen: E-Rechnungspflicht

Häufige Fragen

Funktioniert die Vorlage auch in LibreOffice oder Google Docs? Ja. Beim Import kann sich die Formatierung minimal verschieben. Prüf einmal die Tabellenbreiten.

Kann ich die Schrift ändern? Ja. Die Vorlage nutzt Calibri, weil es überall vorhanden ist. Bei einer ungewöhnlichen Schrift solltest du unbedingt als PDF versenden, sonst sieht der Empfänger etwas anderes.

Muss ich unterschreiben? Nein. Eine Unterschrift ist keine Pflichtangabe auf einer Rechnung.

Kann ich die Vorlage weitergeben? Für den eigenen Gebrauch und im eigenen Betrieb ja. Nicht zum Weiterverkauf oder als eigenes Angebot.

Word oder Excel? Word, wenn du das Layout anpassen willst. Excel, wenn die Summen automatisch stimmen sollen.

Wie füge ich Skonto ein? Als Hinweis unter den Beträgen, zum Beispiel „Bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen: 2 % Skonto“. Der Betrag muss nicht ausgerechnet werden.

Quellen

Anzeige