Rechnungsvorlagen – kostenlos zum Herunterladen

Stand: September 2026 · Dieser Beitrag ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Alle Vorlagen hier enthalten die Pflichtangaben bereits an der richtigen Stelle. Du musst sie ausfüllen, nicht erst prüfen, ob etwas fehlt.

Wenn du gar nichts herunterladen willst: Der Rechnungsgenerator auf der Startseite macht dasselbe direkt im Browser und gibt dir ein fertiges PDF.

Welche Vorlage passt zu dir?

Du bist Kleinunternehmer nach § 19 UStG
→ Vorlage für Kleinunternehmer. Ohne Umsatzsteuer, mit dem Pflicht-Hinweis im richtigen Wortlaut. Seit 2025 benötigst du sogar weniger Angaben als andere.

Du schreibst wenige Rechnungen und willst sie individuell gestalten
→ Word-Vorlage. Layout frei anpassbar, rechnet aber nicht mit.

Du willst, dass die Summen automatisch stimmen
→ Excel-Vorlage. Rechnet Netto, Steuer und Brutto selbst aus und hat ein Feld für den Nummernkreis.

Du musst eine Rechnung rückgängig machen
→ Stornorechnung

Dein Kunde rechnet für dich ab
→ Gutschrift

Welche Rechnungsart benötigst du?

Hier werden die meisten Begriffe durcheinandergebracht – besonders Gutschrift und Storno, die etwas völlig Verschiedenes bedeuten.

Rechnung
Der Normalfall. Du hast geleistet, du forderst Geld.

Stornorechnung
Hebt eine bereits gestellte Rechnung auf. Sie bekommt eine eigene, neue Rechnungsnummer und muss auf die ursprüngliche Rechnung mit deren Nummer verweisen. Die alte Nummer wird nicht wiederverwendet.

Gutschrift
Zwei Bedeutungen, die ständig vermischt werden.

Im umsatzsteuerlichen Sinn ist eine Gutschrift eine Abrechnung, die dein Kunde für dich ausstellt. Typisch bei Plattformen und Vermittlungsgeschäften. Dann vergibt er die Rechnungsnummer, nicht du, und auf dem Dokument muss das Wort „Gutschrift“ stehen.

Umgangssprachlich meinen viele damit eine nachträgliche Minderung, also eine Teilerstattung. Das ist steuerlich eine Rechnungskorrektur, keine Gutschrift. Wer die Begriffe verwechselt und „Gutschrift“ auf eine Korrektur schreibt, erzeugt ein Dokument, das etwas anderes aussagt, als er meint.

Kleinbetragsrechnung
Bis 250 Euro brutto. Vier Angaben genügen, Rechnungsnummer und Empfänger entfallen. Deshalb kommt ein Kassenbon ohne aus.

Abschlagsrechnung und Schlussrechnung
Bei längeren Projekten rechnest du Teilleistungen vorab ab. Am Ende zieht die Schlussrechnung alle Abschläge ab. Wichtig: In der Schlussrechnung müssen die bereits gestellten Abschläge mit Nettobetrag und Steuer ausgewiesen und abgezogen werden.

Proformarechnung
Keine Rechnung im steuerlichen Sinn, sondern ein Dokument für Zoll oder Vorabinformation. Sie begründet keine Zahlungspflicht und keinen Vorsteuerabzug.

Dauerrechnung
Für wiederkehrende gleiche Leistungen wie Miete oder Wartung. Bei Verträgen über Dauerleistungen genügt eine einmalige Nummer im Vertrag, die einzelnen Zahlungsbelege benötigen keine eigene fortlaufende Nummer.

Vorlagen gibt es hier derzeit für Rechnung, Kleinunternehmer, Gutschrift und Storno. Die übrigen Arten kommen schrittweise dazu.

Was in jeder Vorlage steckt

  • Alle Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG an der richtigen Stelle
  • Platzhalter, die erkennbar Platzhalter sind
  • Ein Feld für die Rechnungsnummer mit Beispielschema
  • Zahlungsziel und Verzugshinweis vorbereitet
  • Bei der Kleinunternehmer-Variante: der § 19-Hinweis im Wortlaut, Umsatzsteuerzeilen vollständig entfernt

Was du hier nicht bekommst: Vorlagen mit Wasserzeichen, Anmeldezwang oder abgeschnittenen Funktionen.

Vorlage anpassen – vier Punkte

1. Alle Platzhalter ersetzen. Klingt banal. Rechnungen mit „Musterweg 1″ in der Adresszeile gehen häufiger raus, als man denkt. Such nach eckigen Klammern, bevor du versendest.

2. Nummernkreis festlegen, bevor du die erste Rechnung schreibst. Und dann dabei bleiben. Wie ein sinnvolles Schema aussieht: Rechnungsnummer richtig vergeben.

3. Steuersatz prüfen. Die Vorlagen sind auf 19 Prozent eingestellt. Wenn für dich 7 Prozent gelten oder du steuerfreie Leistungen abrechnest, musst du das anpassen – inklusive des Hinweises auf den Grund der Steuerbefreiung.

4. Als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer stehenlassen. Wer sie ausweist, schuldet sie nach § 14c UStG dem Finanzamt, obwohl er sie nie erheben durfte. Nimm die Kleinunternehmer-Vorlage, statt die normale umzubauen.

Reicht eine Vorlage auch 2028 noch?

Kommt darauf an, an wen du schreibst.

Empfänger

Vorlage weiter nutzbar

Privatkunden

Ja, dauerhaft

Als Kleinunternehmer an alle

Ja, dauerhaft

Unternehmen, du umsatzsteuerpflichtig

bis spätestens 31.12.2027

Ab dem 1. Januar 2028 müssen umsatzsteuerpflichtige Unternehmen ihre inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen, bei Umsätzen über 800.000 Euro schon ab 2027. Ein PDF ist dabei keine E-Rechnung.

Unabhängig davon gilt seit 2025 für alle Unternehmen die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können – auch für Kleinunternehmer.

Alle Fristen und Ausnahmen: E-Rechnungspflicht

Häufige Fragen

Sind die Vorlagen wirklich kostenlos?
Ja, ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse.

Word oder Excel?
Word, wenn du das Layout anpassen willst. Excel, wenn die Summen automatisch stimmen sollen.

Kann ich mein Logo einfügen?
Ja. Ein Logo ist keine Pflichtangabe, schadet aber nicht.

Was ist der Unterschied zwischen Gutschrift und Stornorechnung?
Die Stornorechnung hebt deine eigene Rechnung auf. Eine Gutschrift im steuerlichen Sinn stellt dein Kunde für dich aus.

Benötige ich für jede Rechnungsart eine eigene Vorlage?
Nein. Für die meisten Fälle reicht die Standardvorlage mit angepasstem Titel. Eigene Vorlagen lohnen sich, wo sich Pflichtangaben unterscheiden – etwa bei Kleinunternehmern.

Darf ich die Vorlagen weitergeben?
Für den eigenen Gebrauch und im eigenen Betrieb ja. Nicht zum Weiterverkauf oder zur Verbreitung als eigenes Angebot.

Quellen

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